BLOG
Cómo liderar reuniones eficaces - Portada
¿Sabes cómo liderar reuniones eficaces?

La reunión es el reflejo de la madurez de un equipo y de la relación entre sus miembros. Se trata de una herramienta necesaria para el buen funcionamiento de una organización. Sin embargo, es imprescindible liderar reuniones eficaces para extraer todo su potencial.

Los malos hábitos laborales han provocado que las reuniones estén entre las prácticas más criticadas por los equipos de las organizaciones: casi la mitad de los profesionales creen que se trata de una pérdida de tiempo.

Por si lo anterior fuera poco, se estima que se pierden más de 30 horas al mes de trabajo en reuniones improductivas y que hasta un 73% de los asistentes se dedica a otras cuestiones durante su desarrollo.

La reunión no sirve para quitar tiempo a los profesionales y evitar que se dedique al trabajo realmente importante: es una gran herramienta. ¿Quieres conocer algunas claves para liderar reuniones eficaces? Te las explicamos a continuación.

8 claves para liderar reuniones eficaces

0) Solo deben convocarse las reuniones realmente necesarias. Es algo que no tendría ni que señalarse, de ahí la numeración. Cuando te plantees si necesitas una reunión, trata de formular la razón y el objetivo en 10 palabras. ¿Eres capaz? ¿Tienes un motivo? En ocasiones, el tema que quieres tratar puede abordarse con una breve charla individual. Valora el tiempo de los profesionales que te rodean y el tuyo propio.

Cómo liderar reuniones eficaces - Objetivos

1) Si vas a convocar finalmente la reunión, define una agenda clara: temas a tratar y objetivos o acciones que buscas con ella. Para liderar reuniones eficaces, es básico contar con un trabajo previo que permita ir al grano. En este sentido, nunca olvides que tu equipo debe saber qué les pides para que te lo puedan dar. El tiempo y trabajo invertidos en preparar la reunión son fundamentales para que funcione bien y dé sus frutos.

2) Limita la asistencia a la reunión a los profesionales que realmente tienen que escuchar lo que tienes que decir y que aportarán información de valor. La cifra debe estar entre las 3 y las 8 personas; por ejemplo, en Google no se permiten reuniones de más de 10. No quites tiempo productivo a otros profesionales y recuerda que siempre se les puede hacer partícipes de lo decidido a través de un memo o informe posterior.

3) Convoca la reunión con la suficiente antelación. Los profesionales que vayan deben tener tiempo para prepararse sus intervenciones (¡el líder también!) e incluso participar en la elaboración de documentos previos en la nube. De la misma manera, se pueden mantener breves entrevistas previas para tener todos los inputs de quien vaya a acudir.

Cómo liderar reuniones eficaces - Agenda

4) Fija la hora y el espacio de una manera lógica, eficaz: los lunes a primera hora y los viernes a última no tienen sentido, la reunión es importante y debe ser en un momento de máxima productividad. Las reglas también deben estar claras antes de empezar, lo que implica puntualidad (se empieza a la hora y se penaliza a quien llega tarde, no al que cumple) y que una persona lidera la reunión, de manera que guiará las conversaciones y cortará cualquier tema tangencial de forma inmediata.

5) Las reuniones efectivas son cortas y concisas. Lo que se tiene que hacer, se hace en el tiempo pactado: una reunión puede durar todo lo que quiera si no hay límites. La máxima atención de las personas es de 10-18 minutos, trata de concentrar en 15 toda la agenda marcada y no superes la media hora en ningún caso. Los asistentes deben llevar hechos los deberes y centrarse en el tema clave. Como ejemplo, hay empresas tecnológicas que se ponen una alarma muy ajustada y la reunión acaba sí o sí en cuanto suena. Con el tiempo, los profesionales se adaptan.

6) Es importante que haya un líder que busque la efectividad, pero también debe dejarse espacio para los comentarios, preguntas y opiniones pertinentes. De hecho, es recomendable que el equipo comparta sus impresiones primero para no influir en su juicio y que todos se escuchen con la misma atención. Si los profesionales se sienten valorados e implicados, serán más creativos, se aportarán mejores ideas en conjunto y las reuniones serán mucho más productivas. Todo ello, sin olvidar que hay un tiempo limitado y que se cortarán los temas que no entren en la agenda.

7) Una reunión eficaz siempre finaliza con acciones concretas. Antes de dar por acabada la sesión, se deben recapitular los puntos más destacados y preguntarse: ¿qué haremos a continuación?, ¿quién se encargará?, ¿en qué plazos? Es importante asegurarse de que todos los asistentes estén alineados.

Cómo liderar reuniones eficaces - Ideas

8) Una reunión debe tener seguimiento. El primer paso es redactar un informe o plan de acción con los acuerdos alcanzados: se enviará tanto a los participantes como a las personas de la organización que tienen que estar informadas aunque no estuvieran presentes. Tras esto, el líder debe hablar de manera individual con los asistentes por si surgen dudas y mantener el contacto según avancen las acciones.

Como muestran estas 8 claves, un auténtico líder de organización lleva a cabo reuniones exitosas y eficaces a través de una agenda clara, así como de comportamientos productivos, pero también empáticos que inviten a la participación e implicación de todos los miembros.

Todo el equipo se beneficia del liderazgo de reuniones eficaces: cada parte tiene tiene siempre claro que acciones debe ejecutar, los próximos pasos y ayuda a sentirse parte del proyecto.

Si en tu organización necesitáis organizar reuniones como estas o desarrollar los lazos de unión entre y la eficacia del equipo, ¿por qué no echas un vistazo a las experiencias que ofrecemos? Encontrarás la ideal para tu caso y serás capaz de liderar tanto a tu equipo como reuniones eficaces.

¿Te ha gustado esta experiencia?
Comparte con tus amigos
¿PODEMOS AYUDARTE?
déjanos tu número y te llamaremos

Send this to a friend